5 conseils importants pour planifier un événement en plein air

Avec l’été juste autour du coin, de plus en plus d’événement en plein air sont accueillis dans les grands espaces. Et pourquoi ne le feriez-vous pas ? Surtout si vous vivez dans des régions froides ou au Canada, le beau temps chaud ne vient que quelques mois par année. Autant en profiter pendant qu’il est là !

Le plein air peut créer des opportunités uniques et les grands parcs ou les installations de conférence offrent souvent un espace pour la grillade et les sports organisés. Le meilleur de tous, le beau temps dynamise les gens. Tout cela dit qu’un événement en plein air présente une toute nouvelle série de défis, de complications et de préoccupations logistiques.

Voici quelques facteurs importants que vous devrez prendre en considération si vous organisez un évènement en plein air :

Assurez-vous que votre évènement fonctionnera dans un cadre extérieur

Tous les évènements ne fonctionneront pas à l’extérieur. Si vous organisez une conférence sur la technologie ou l’ingénierie, par exemple, il vaut probablement mieux réserver un centre de congrès. Avant de vous engager à exécuter un évènement à l’extérieur, considérez la fonction principale et les principaux objectifs de votre évènement. Si même un ou deux de vos objectifs ne peuvent pas être atteints, ne sortez pas.

Assurez-vous qu’il y a un lieu approprié (et obtenez les permis appropriés)

Une fois que vous êtes certain que votre événement en plein air peut réellement être exécuté à l’extérieur, vous voudrez ensuite traquer un lieu approprié. Il devrait y avoir beaucoup de parcs et de salles de concert en plein air dans votre ville dont vous pouvez utiliser.

Exactement comme vous le feriez avec une installation intérieure, travaillez avec la gestion du site et de comprendre la capacité, les commodités et les activités de chaque installation extérieure peut gérer correctement.

Une fois que vous avez choisi, votre lieu a entrepris d’acquérir les permis appropriés. Ne pas le faire est un moyen infaillible d’obtenir votre évènement arrêté.

A titre d’information personnel, découvrez sur ce lien les informations concernant la technoference des jeunes.

Faites attention à la météo et ayez un plan de secours

Étant donné que votre évènement se déroulera à l’extérieur, il est absolument essentiel que vous planifiiez les intempéries et que vous surveilliez les bulletins météorologiques à l’approche du jour de l’événement en plein air.

Déterminez bien à l’avance votre stratégie « en cas de pluie » : pouvez-vous facilement déplacer votre évènement à l’intérieur, les pavillons portatifs fourniront une couverture suffisante, aurez-vous des tentes de pluie ou de la lumière, allez-vous reporter ou annuler votre évènement. Les réponses à ces questions éclaireront de nombreuses autres décisions de planification.

Connaitre vos passifs de couts, vos options d’assurance et les détails du contrat en cas de mauvais temps qui entrainerait une annulation ou des dommages; il s’agit de la location d’équipements et de lieux, des services de restauration, de la sécurité, etc.

N’oubliez pas votre équipement

Ce n’est pas parce que vous organisez un événement en plein air que vous n’aurez pas nécessairement besoin d’équipement. Un tel évènement à l’extérieur est un peu plus compliqué, mais il est probable que vous avez encore besoin d’éclairage, systèmes de son, d’autres électroniques tels que l’accès Wifi. Votre site peut avoir un générateur portable ou vous pourriez investir dans un.

Conseil : les rallonges, le ruban adhésif et les cordons de synchronisation sont les meilleurs amis des planificateurs d’évènements en plein air; gardez à l’esprit que lors de la pose des fils, et faites attention aux centrales électriques.

Gardez vos invités à l’aise

Parfois, vous pourriez organiser un événement en plein air dans une installation spécialement conçue pour une telle occasion. Si oui, c’est génial! L’une des parties les plus difficiles de votre travail est prise en charge! Sinon, eh bien… vous avez un peu de travail devant vous.

Vous avez besoin de voir à des commodités telles que les sièges et les tables, l’éclairage (si un évènement du soir) et, surtout, les dépendances et les installations sanitaires. Considérez si l’ombre naturelle disponible, ou les ventilateurs électriques sont une autre idée. Vous allez aussi vouloir garder un approvisionnement régulier en eau potable et en nourriture disponibles.

Cette friandise pourrait ne pas traverser votre esprit, mais il vaut la peine de vérifier l’état de lutte antiparasitaire de la région. Un mariage à la plage avec des mouches à cheval n’est pas amusant!

Un autre indice : des lingettes et désinfectants pour les mains, un écran solaire et un spray anti-moustiques, des couvertures légères et une trousse de premiers soins peuvent être utiles.

L’été est là et les barbecues, mariages en plein air et les excursions de bureau sont très fréquents. Adoptez le beau temps et planifiez une aventure en plein air, mais couvrez vos arrières et profitez de ce que Mère Nature a en réserve!

Il s’agit d’envoyer un message d’invitation par Tweetwall. Tweetwall et Instagram affichent sur les écrans votre évènement, suscitant l’engagement, créant des interactions avec les participants et sensibilisant votre évènement.

Ils travaillent avec des centaines de gestionnaires d’évènements chaque mois pour rendre leurs évènements plus sociaux, tousles services bien connus comme Microsoft, Samsung, CNN, Syfy, PayPal, Telefonica, Sony, Citrix, Intel, Intuit, Sprint, Walmart, Docusign et bien plus encore. La création d’un Tweetwall pour votre évènement ne prend que quelques minutes.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *